MAKALAH DEPARTEMEN

BAB I

PENDAHULUAN

A.      LATAR BELAKANG

Perusahaan pada hakekatnya terdiri dari kumpulan orang-orang dan peralatan operasionalnya. Sehingga upaya pencapaian tujuan dalam dalam memaksimalkan keuntungan dan berhasil atau tidaknya misi perusahaan untuk mencapai tujuan ditentukan oleh individu-individu yang menjalankan manajemen yang dilaksanakan perusahaan. Masalah manajemen itu akan selalu ada bila perusahaan masih menjalankan aktivitasnya. Jadi manajemen sangat penting bagi seorang manajer dalam menentukan otoritas tertinggi untuk menggerakkan karyawan.
Agar dapat melakukan aktivitas atau bekerja secara efektif bagi perusahaan demi tercapainya tujuan yang telah ditentukan, Seorang manajer dalam menggerakkan orang-orang yang mendapatkan sesuatu haruslah mempunyai ilmu pengetahuan dan seni, agar orang mau melakukannya. Untuk itulah diperlukan sesuatu wadah yang dapat menghimpun setiap orang, wadah itulah yang disebut dengan Departemen.

Departemen itu sendiri merupakan alat yang paling berhubungan dengan satuan-satuan kerja, yang diberikan kepada orang-orang yang ditempatkan dalam struktur wewenang. Sehingga pekerjaan yang akan dilaksanakan dapat dikoordinasikan oleh perintah para atasan kepada bawahan dari bagian puncak manajemen sampai ke bawah dari seluruh unit atau bagian. Perusahaan yang mempunyai Departemen yang baik dan teratur, kemungkinan besar tidak akan mengalami hambatan-hambatan dalam mengerjakan tugasnya dengan efektif (sebaiknya atau semaksimal mungkin). Begitu pula sebaliknya bila perusahaan tidak mempunyai Departemen yang baik dan teratur, sehingga dalam melaksanakan tugas dan pekerjaan yang diberikan oleh pimpinan kepada bawahan akan mengalami hambatan. Hal ini disebabkan oleh tidak adanya rasa tanggung jawab dalam melaksanakan tugas yang diberikan oleh pimpinan kepada bawahan.

B.       RUMUSAN MASALAH

1.    Pengertian Departemen ?

2.    Lima Dasar Departemen ?

3.    Pembagian Departemen ?

4.    Kebaikan dan Kelemahan Departemen Fungsional ?

5.    Kebaikan dan Kelemahan Departemen Devisional ?

6.    Kebaikan dan Kelemahan Organisasi Proyek dan Matriks ?

C.      TUJUAN DAN MANFAAT

1.  mengetahui Pengertian Departemen ?

2.  mengetahui Lima Dasar Departemen ?

3.  mengetahui Pembagian Departemen ?

4.  mengetahui Kebaikan dan Kelemahan Departemen Fungsional ?

5.  mengetahui Kebaikan dan Kelemahan Departemen Devisional ?

6.  mengetahui Kebaikan dan Kelemahan Organisasi Proyek dan Matriks ?

BAB II

PEMBAHASAN

A.      Pengertian Departemen

Departemen adalah upaya mengelompokan aktivitas pekerjaan sehingga aktiviatas-aktivitas  dan hubungan yang serupa dan logis dapat diselenggarakan secara serempak. Pertimbangan manajerial yang penting dalam pembentukan departemen adalah dalam menentukan dasar-dasar pengelompokan pekerjaan. Contohnya : departemen, divisi, unit, seksi bidang atau salah satu dari sejumlah istilah lain yang menyatakan kelompok pekerjaan.

Pondasi dalam pembentukan departemen adalah mengefektifkan jalannya roda organisasi tersebut. Yang terpenting dalam departemen ini adalah koordinasi antara kelompok kelompok tersebut dengan pemimpin organisasi (disesuaikan menurut struktur organisasi).

Jika jumlah pekerjaan yang ditangani cukup banyak dalam kelompok-kelompok tersebut, maka dibuatlah tugas baru dalam departemen tersebut, bisa saja dinamakan  manager kelompok. Tidak semua organisasi memiliki pekerjaan yang sama. Maka dari itu setiap pemimpin organisasi akan berbeda dalam pembuatan struktur organisasi yang juga akan mempengaruhi departemen yang dibutuhkan.

B.       Lima Dasar Departemen

1.      Lini Fungsional

Masing-masing departemen fungsional mengerjakan bagiannya terpisah dari keseluruhan perusahaan.

2.      Lini Proses

Masing-masing departemen proses mengerjakan bagiannya terpisah dari keseluruhan proses produksi.

3.      Lini Produk

Masing-masing departemen mepmproduksi dan menjual satu produk tertentu.

4.      Lini Pelanggan

Masing-masing dari departemen pelanggan memenuhi kebutuhan produk dan jasa konsumen tertentu.

5.      Lini geografis

Masing-masing departemen wilayah meproduksi dan menjadi produk di wilayah.

C.      Pembagian Departemen

Macam-macam bentuk departemen yaitu:

1.         Departemen Fungsional

Departemen Fungsional adalah pengelompokan fungsi yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar departemen. Individu dikelompokkan berdasarkan ketrampilan, pengetahuan, dan tindakan yang dilakukan.

Misalnya organisasi hanya terbagi dalam bagian administrasi, dan bagian operasi. Pembentukan satuan satuan organisasi yang masing-masing diserahi mengurus sekelompok aktivitas yang tergolong sejenis menurut sifatnya atau pelaksanaan pekerjaan pekerjaan yang berkaitan.

2.         Departemen Devisional

Departemen berdasarkan divisi melihat produk, layanan, dan klien sebagai faktor dasar pengelompokan. Pola ini digunakan untuk memudahkan usaha antisipasi ancaman atau oportuniti dari luar organisasi.

Misalnya pada organisasi otomotif, organisasi terbagi atas divisi otomotif, divisi internasional, divisi keuangan. Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri. Struktur organisasinya terdiri dari:

a.        Struktur organisasi atas dasar produk

Setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan. Struktur ini dipakai bila teknologi pemrosesan dan metode pemasaran sangat berbeda.

b.        Struktur organisasi atas dasar wilayah

Pengelompokan kegiatan atas dasar tempat dimana operasi berlokasi atau menjalankan usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangan adalah bahan baku, tenaga kerja, pemasaran, transportasi dan lain sebagainya.

c.         Struktur organisasi atas dasar langganan

Pengelompokan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk, terutama dalam kegiatan pengelompokan penjualan, pelayanan.

d.        Struktur organisasi atas dasar proses

Pengelompokan kegiatan atas dasar proses yang sering dijumpai dalam departemen produksi. Kegiatan-kegiatan ini dapat dikelompokan menjadi departemen pemboran, penggilingan, penggergajian, perakitan dan penyelesaian terakhir. Ini digunakan atas dasar pertimbangan ekonomis.

e.         Struktur organisasi atas dasar alphanumerical

Dapat digunakan pada pelayanan telepon, misalnya nomor 000000500000 ditempatkan dalam satu departemen dan lainnya di tempatkan di departemen yang lain juga.

3.    Organisasi Proyek dan Matriks

Merupakan bentuk departemen campuran (hybrid design). Ini dilakukan dengan mengkombinasikan kebaikan – kebaikan dari system fungsional dan divisional dengan menghindarkan segala kelemahannya.

Misalnya, organisasi selain dibagi menurut divisi, juga ditetapkan suatu organisasi baru semacam proyek akan ditugasi khusus dengan orang-orang yang berasal dari sejumlah divisi.

a.         Struktur Organisasi Proyek

Menyangkut pembentukan tim – tim, spesialis untuk mencapai tujuan khusus. Di sini manajer proyek mempunyai wewenang lini memimpin para anggota tim selama jangka waktu proyek , jika telah selesai maka tim dibubarkan dan masing – masing anggota kembali ke departemennya masing – masing. Kalau ada proyek baru maka mereka ditarik kembali.

b.        Struktur Organisasi Matriks 

Pada prinsipnya sama dengan sistem proyek, tapi disini para karyawan mempunyai dua atasan, yang tentunya berada di dua wewenang. Rantai perintah pertama yaitu fungsional, yang wewenangnya mengalir secara vertical. Kedua yaitu rantai perintah lateral atau horisontal, wewenangnya melintasi departemen yang dilaksanakan oleh manajer proyek, sehingga menyerupai matrik dalam lalu lintas aliran wewenang.

D.      Kebaikan dan Kelemahan Departemen Fungsional

a)   Kebaikan

1.    Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama

2.    Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi

3.    Memusatkan keahlian organisasi

4.    Memungkinkan pengawasan manajemen puncak

5.    Tugasnya jelas

6.    Pengetahuan yang dibutuhkan tidak banyak

7.    Hanya membutuhkan manajer saja yang harus berwawasan luas

8.    Mudah dijelaskan pada anggota bila ada persoalan

b)   Kelemahan

1.      Menciptakan konflik antar fungsi

2.      Adanya kemacetan pelaksanaan tugas

3.      Umpan balik yang lambat

4.      Memusatkan pada kepentingan tugasnya

5.      Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif

6.      Kejenuhan akibat monotonnya aktivitas

7.      Komunikasi antar area tidak lancar terutama bila ada problem

8.      Individu dalam bekerja hanya memperhatikan struktur hierarki

E.       Kebaikan dan Kelemahan Departemen Devisional

a.    Kebaikan

1.      Semua kegiatan, ketrampilan, keahlian untuk memproduksi dan memasarkan dikelompokan menjadi satu dibawah seorang kepala

2.      Semua kegiatan mudah untuk dikoordinasidan prestasi kerja terpelihara

3.      Kualitas dan kecepatan membuat keputusan meningkat

4.      Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas

5.      Merumuskan tanggung – jawab dengan jelas dan perhatian dipusatkan pertanggungjawaban atas prestasi kerja

6.      Membebaskan para kepala eksekutif dalam pembuatan keputusan strategi lebih luas

7.      Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah

8.      Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi

b.   Kelemahan

1.      Berkembangnya persaingan disfungsional potensial atas sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas dan prioritas

2.      Seberapa besar delegasi wewenang diberikan

3.      Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya overhead perusahaan

4.      Menimbulkan konsistensi kebijaksanaan antar divisi

5.      Masalah duplikasi sumber daya dan perlatan yang tidak perlu

6.      Masing-masing divisi bisa menghadapi problem yang sama sehingga terjadi pengulangan dalam pengatasannya

7.      Target divisi bisa mengalahkan target organisasi

8.      Konflik antar divisi bisa terjadi, bila terjadi problem organisasi, maka membutuhkan orang yang sangat ahli dan menguasai banyak hal

F.       Kebaikan dan Kelemahan Organisasi Proyek dan Matriks

a.      Kebaikan

1.    Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer fungsional

2.    Mengembangkan ketrampilan dan kreatifitas karyawan serta fleksibilitas kepada organisasi

3.    Melibatkan motivasi dan menantang karyawan serta memperluas pandangan manajemen terhadap masalah strategi perusahaan yang akhirnya membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan

4.    Menstimulasi kerja sama antar disiplin dan mempermudah kegiatan perusahaan dan orientasi proyek

5.    Mampu mengombinasi kelebihan pola fungsional dan divisional

6.    Menekankan pada teknik dan pasar

7.    Memerlukan sejumlah manager yang mampu menangani personil bidang teknik

  dan pemasaran

b.      Kelemahan

1.    Adanya pertanggungjawaban ganda dan kebijaksanaan yang kontradiktif

2.    Memerlukan koordinasi vertikal dan horisontal

3.    Memerlukan lebih banyak ketrampilan antar pribadi

4.    Menimbulkan resiko timbulnya perasaan anarki

5.    Sangat mahal untuk di implementasikan

6.    Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah perdebatan dari pada kegiatan

7.    Sangat mahal

8.    Kesatuan komando bisa hilang karena individu memiliki lebih dari satu supervisor

BAB III

PENUTUP

A.      KESIMPULAN

Departemen  atau bersangkutan dengan proses penentuan cara pengelompokan kegiatan-kegiatan organisasi horizontal pada setiap tingkatan hirarki, dan berhubungan erat dengan prinsip spesialisasi klasik. Meskipun organisasi formal disusun atas dasar kegiatan-kegiatan dan hubungan-hubungan wewenang, kekuasaan, tanggung jawab, akuntabilitas , dan arus komunikasi yang sama, tetapi hasilnya adalah berbagai tipe struktur organisasi yang berbeda-beda. Karena tidak ada pandangan yang paling baik dalam merancang struktur organisasi, ataupun terap dalam semua kondisi, kita akan membahas beberapa tipe departementasi, dengan masing-masing tipe mempunyai berbagai kebaikan dan kelemahan.

B.       SARAN

Mengingat pentingnya Departemen maka perlu kiranya masalah ini diperhatikan dan dipahami sebaik-baiknya. Setelah mamahami Departemen maka sebaiknya diterapkan dalam bentuk actual di lapangan.

DAFTAR PUSTAKA

Handoko, T; Hani. Manajemen, BPEE, Yogyakarta, 1991

Manajemen karya Ricky W. Griffin

Manajemen Penerbita Pers karya Drs. Totok Djuroto

Manajemen, Dasar, Pengertian dan Masalah karya H. Malayu S.P Hasibuan

Prinsip-Prinsip Manajemen karya George R. Terry

Bakar Armi, 2009. Manajemen. Fakultas Ekonomi, Universitas Mercu Buana : Jakarta

Putranto Hartri, 2011. Dasar Bisnis dan Manajemen. Fakultas Ekonomi, Universitas Mercu

Buana : Jakarta

Stoner, James Arthur Finch, Management, Edisi ke enam. Pretice Hall International, New

Jersey, 1992.

KLIK SALAH SATU LINK UNTUK MENGUNDUH FILENYA 

 ziddu
 mediafire
idws